Deal2Invoice for inFakt: Instrukcja

Jak skonfigurować Deal2Invoice i korzystać z niego na co dzień. Pytań, na które nie ma tu odpowiedzi, wyślij na support@deal2invoice.com.

Spis treści

1. Zanim zaczniesz
2. Konfiguracja
3. Ustawienia
4. Tworzenie szkicu faktury
5. Po utworzeniu szkicu
6. Komunikaty w panelu i jak je rozwiązać
7. Subskrypcja
8. Usunięcie aplikacji i Twoje dane

Zanim zaczniesz

Potrzebujesz:

• Pipedrive i administratora Pipedrive do konfiguracji.
• Planu inFakt z dostępem do API. Klucz API tworzysz w inFakt.
• Nabywców prowadzących działalność w Polsce, z NIP-em. Zagraniczni nabywcy nie są jeszcze obsługiwani.

Deal2Invoice tworzy w inFakt wyłącznie szkice. Każdy szkic sprawdzasz i wystawiasz w inFakt, tak jak dziś. Aplikacja nigdy nie wystawia faktury i niczego nie wysyła do KSeF.

Konfiguracja

1. Zainstaluj aplikację z Pipedrive Marketplace i zaakceptuj wymagane uprawnienia. Pipedrive otworzy wtedy ustawienia aplikacji.
2. Zaakceptuj Regulamin. Przed połączeniem z inFakt administrator akceptuje w imieniu firmy Regulamin wraz z umową powierzenia przetwarzania danych. Po każdej zmianie Regulaminu poprosimy o ponowną akceptację.
3. Połącz inFakt. W inFakt przejdź do Ustawienia → API i wygeneruj klucz z uprawnieniami api:invoices:read, api:invoices:write i api:account:read. Wklej go w sekcji Połączenie z inFakt i kliknij Sprawdź i zapisz. Aplikacja sprawdzi klucz i pokaże połączone konto oraz jego pakiet. Klucz jest przechowywany zaszyfrowany i nie będzie ponownie wyświetlany.
4. Wybierz pole z NIP-em organizacji. Jeśli organizacje nie mają jeszcze pola NIP, kliknij Utwórz pole NIP w Pipedrive. Aplikacja doda do organizacji pole tekstowe „NIP”.
5. Ustaw domyślne dane faktury (opis poniżej) i kliknij Zapisz ustawienia. Pasek u góry formularza przypomina o niezapisanych zmianach.

Ustawienia otworzysz później w Pipedrive: Narzędzia i aplikacje → Zainstalowane aplikacje → Deal2Invoice for inFakt → Ustawienia. Zmieniać je mogą tylko administratorzy Pipedrive.

Ustawienia

Pole z NIP-em organizacji. Pole organizacji w Pipedrive, w którym jest NIP nabywcy. NIP może być zapisany z kreskami lub bez.

Tylko administratorzy Pipedrive mogą tworzyć faktury. Po włączeniu pozostali użytkownicy widzą podgląd i utworzone faktury, ale nie mogą tworzyć nowych.

Moja firma jest zwolniona z VAT. Dla sprzedawców zwolnionych z VAT: wszystkie pozycje mają stawkę „zw.” z podstawą prawną wybraną z listy inFakt.

Domyślna stawka VAT. Używana dla szansy sprzedaży bez produktów (pozycja z jej wartości) oraz dla produktów, które nie mają w Pipedrive ustawionego podatku.

Co oznacza stawka 0% w Pipedrive. Pipedrive zapisuje tylko liczbę 0, a na polskiej fakturze musi być konkretny symbol. Wybierz jeden:

• 0%: np. WDT, eksport towarów;
• zw.: zwolnione z VAT (wtedy wybierz podstawę zwolnienia);
• np.: nie podlega, np. usługi dla firm z UE;
• o.o.: odwrotne obciążenie.

Dopóki nie wybierzesz, produkty ze stawką 0% blokują utworzenie szkicu, więc błędny symbol nie trafi na fakturę.

Jednostka. Jednostka na każdej pozycji, np. „szt.” lub „usł.”.

Nazwa pozycji, gdy szansa sprzedaży nie ma produktów. Nazwa jedynej pozycji utworzonej z wartości szansy sprzedaży. Możesz użyć {deal.title} i {deal.id}.

Termin płatności i Metoda płatności. „Domyślny z inFakt” bierze ustawienia z inFakt; możesz też podać tu liczbę dni lub metodę. Przelew wymaga konta bankowego w inFakt.

Data sprzedaży. Dzień utworzenia faktury albo data wygrania szansy sprzedaży.

Uwagi na fakturze. Drukowane na fakturze dla klienta. Możesz użyć {deal.title} i {deal.id}.

Tworzenie szkicu faktury

1. Otwórz szansę sprzedaży. Panel Faktura inFakt na pasku bocznym pokazuje podgląd faktury: nabywcę z NIP-em i adresem, pozycje ze stawkami VAT, sumy, daty i płatność.
2. Jeśli panel wymienia problemy w sekcji Do poprawy przed utworzeniem faktury, popraw je w Pipedrive i kliknij Odśwież podgląd. Uwagi w sekcjach Sprawdź i Informacje warto przeczytać, ale niczego nie blokują.
3. Kliknij Utwórz szkic faktury w inFakt i potwierdź. Szkic powstaje w kilka sekund.

Skąd pochodzą dane:

• Nabywca: organizacja szansy sprzedaży (nazwa, pole NIP, adres) i e-mail osoby kontaktowej.
• Pozycje: produkty szansy sprzedaży z ilością, ceną, rabatem i podatkiem. Szansa sprzedaży bez produktów dostaje jedną pozycję z jej wartości, traktowanej jako netto.
• Waluta: waluta szansy sprzedaży. Przy walucie obcej sprawdź kurs na szkicu w inFakt.

Szansa sprzedaży ma jedną fakturę. Kolejną dla tej samej szansy sprzedaży (np. zaliczkową i końcową) utworzysz przyciskiem Utwórz kolejną fakturę dla tej szansy sprzedaży.

Po utworzeniu szkicu

• W inFakt: sprawdź szkic i wystaw go. inFakt obsługuje KSeF przy wystawieniu, zgodnie z Twoimi ustawieniami w inFakt.
• W panelu: numer faktury, jej status (szkic, wystawiona, opłacona) i status KSeF oraz przycisk Otwórz w inFakt. Po utworzeniu szkicu aplikacja porównuje też kwoty w inFakt z podglądem i ostrzega, jeśli się różnią.
• W szansie sprzedaży: trzy pola, Faktura – numer, Faktura – status i Faktura – KSeF, pokazują ostatnią fakturę, a notatka zapisuje każdą zmianę. Aplikacja tworzy te pola przy pierwszym użyciu albo korzysta z istniejących pól o tych nazwach.

Aplikacja sprawdza faktury, które mogą się jeszcze zmienić: gdy ktoś otworzy szansę sprzedaży oraz w tle (na początku często, potem rzadziej, maksymalnie co kilka godzin). Zmiana w inFakt (wystawienie, opłacenie, usunięcie, przyjęcie przez KSeF) wkrótce pojawi się w szansie sprzedaży.

Komunikaty w panelu i jak je rozwiązać

Nabywca

• Szansa sprzedaży nie ma przypisanej organizacji. Dodaj do niej organizację nabywcy.
• Organizacja nie ma NIP-u. Uzupełnij pole NIP w organizacji albo sprawdź, czy ustawienia wskazują właściwe pole.
• NIP organizacji jest nieprawidłowy. Błędna suma kontrolna lub format; sprawdź numer.
• Adres organizacji jest niepełny. Edytuj adres i wybierz podpowiedź Pipedrive, aby ulica, kod pocztowy i miasto zapisały się osobno.
• Kod pocztowy nie ma formatu XX-XXX. Popraw go w organizacji.
• Nabywca spoza Polski nie jest jeszcze obsługiwany.

Pozycje i VAT

• Brak pozycji. Szansa sprzedaży nie ma aktywnych produktów ani wartości.
• Produkt ma stawkę 0%. Wybierz w ustawieniach, co oznacza 0%.
• Dla stawki „zw.” wybierz podstawę zwolnienia w ustawieniach.
• Stawka VAT, która nie istnieje w Polsce. Popraw podatek produktu w Pipedrive.
• Nieprawidłowa ilość, cena lub rabat. Popraw produkt w szansie sprzedaży.
• Rabaty ogólne: rabat kwotowy na całą szansę sprzedaży albo kilka rabatów ogólnych nie są obsługiwane. Przenieś rabat na produkty albo zostaw jeden rabat procentowy.

Przy tworzeniu szkicu

• Faktura z przelewem wymaga konta bankowego. Dodaj je w inFakt albo wybierz w ustawieniach inną metodę płatności.
• inFakt odrzucił fakturę. Panel pokaże powód podany przez inFakt; popraw go i spróbuj ponownie.
• Klucz API inFakt jest nieprawidłowy albo nie ma wymaganego uprawnienia. Wygeneruj nowy klucz i połącz inFakt ponownie w ustawieniach.
• Pakiet inFakt nie obejmuje API albo wyczerpano limit dokumentów. Sprawdź pakiet w inFakt.
• Ta szansa sprzedaży pokazuje już fakturę, prawdopodobnie utworzoną przed ponowną instalacją aplikacji. Sprawdź ją w inFakt, zanim utworzysz kolejną.

Jeśli coś się nie uda i pojawi się kod błędu, podaj go, pisząc do nas.

Subskrypcja

Każda firma w Pipedrive może bezpłatnie utworzyć 5 szkiców. Potem potrzebna jest subskrypcja: 29 zł + VAT miesięcznie lub 290 zł + VAT rocznie, bez limitu szkiców w ramach uczciwego użytkowania. Administratorzy wykupują ją w sekcji Subskrypcja w ustawieniach; płatność otwiera się w nowej karcie.

Płatności obsługuje Paddle, nasz odsprzedawca, który wystawia też fakturę VAT. Przyciskiem Zarządzaj subskrypcją i fakturami zmienisz metodę płatności, pobierzesz faktury lub anulujesz subskrypcję. Po anulowaniu szkice są dostępne do końca opłaconego okresu. Zwroty: zob. Politykę zwrotów.

Usunięcie aplikacji i Twoje dane

Gdy ostatni użytkownik w firmie odinstaluje aplikację, jej ustawienia, zapisane informacje o fakturach oraz połączenie z inFakt zostaną usunięte. Faktury i szkice w inFakt pozostaną bez zmian, podobnie jak pola i notatki w szansach sprzedaży w Pipedrive. Po ponownej instalacji szanse sprzedaży, które nadal pokazują fakturę, dostaną ostrzeżenie przed utworzeniem nowej.

Potrzebujesz najpierw eksportu informacji o fakturach? Napisz na support@deal2invoice.com przed odinstalowaniem; wyślemy go w ciągu 14 dni. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.