Deal2Invoice for inFakt: Regulamin

Wersja 1.0, obowiązuje od 1 października 2026 r..

1. Kim jesteśmy

1.1. Usługodawcą aplikacji Deal2Invoice for inFakt (Aplikacja) jest Vinit Kumbharkar, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, NIP 5273188850, działający pod marką The Integration Desk (my, nas).

1.2. Kontakt: support@deal2invoice.com.

1.3. Aplikacja jest niezależnym produktem. Nie została stworzona przez Pipedrive ani inFakt, ani nie jest przez nich rekomendowana czy wspierana. „Pipedrive” i „inFakt” są znakami towarowymi ich właścicieli.

2. Definicje

• Klient: przedsiębiorca, który instaluje Aplikację na swoim koncie firmowym w Pipedrive.
• Użytkownik: osoba na koncie Pipedrive Klienta, która autoryzuje Aplikację lub z niej korzysta.
• Transakcja: szansa sprzedaży zapisana w Pipedrive (w Pipedrive: deal).
• Szkic: szkic faktury utworzony przez Aplikację na koncie inFakt Klienta.
• Subskrypcja: płatny plan opisany w punkcie 6.

3. Kto może korzystać z Aplikacji

3.1. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i nie jest oferowana konsumentom. Instalując ją, Klient potwierdza, że korzysta z Aplikacji w ramach działalności gospodarczej.

3.2. Osoba akceptująca Regulamin potwierdza, że jest do tego uprawniona w imieniu Klienta.

3.3. Jeżeli Klient jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego, przysługuje mu ochrona przewidziana w przepisach (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego i art. 7aa ustawy o prawach konsumenta). Nic w Regulaminie jej nie ogranicza.

4. Co robi Aplikacja

4.1. Aplikacja odczytuje Transakcję w Pipedrive (produkty, organizację, osobę kontaktową) i pokazuje podgląd faktury. Gdy Użytkownik zatwierdzi podgląd, Aplikacja tworzy Szkic w inFakt.

4.2. Aplikacja nie wystawia faktur i niczego nie wysyła do KSeF. Klient sprawdza, uzupełnia i wystawia każdą fakturę w inFakt, i odpowiada za jej treść, w tym stawki podatku, NIP i kwoty. Kontrole wykonywane przez Aplikację (format NIP, VAT, sumy) są pomocą, a nie gwarancją poprawności faktury.

4.3. Po utworzeniu Szkicu Aplikacja aktualizuje Transakcję. Zapisuje numer faktury, jej status i status KSeF w trzech polach Transakcji: „Faktura – numer”, „Faktura – status” i „Faktura – KSeF”. Korzysta z istniejących pól o tych nazwach, a jeśli ich nie ma, tworzy je w Pipedrive Klienta. Dodaje też notatkę do Transakcji, gdy faktura zostanie utworzona i gdy zmieni się jej status.

4.4. Wymagania techniczne:

• konto Pipedrive z uprawnieniem do instalowania aplikacji;
• konto inFakt w planie z dostępem do API oraz klucz API inFakt z uprawnieniami wskazanymi w ustawieniach Aplikacji;
• aktualna przeglądarka internetowa.

5. Konta i dostęp

5.1. Użytkownicy logują się przez Pipedrive (OAuth). Nigdy nie prosimy o hasła do Pipedrive.

5.2. Klient łączy konto inFakt kluczem API. Przechowujemy go w postaci zaszyfrowanej i używamy wyłącznie do świadczenia usługi. Klient może w każdej chwili odłączyć inFakt, co usuwa klucz.

5.3. Klient dba o bezpieczeństwo swoich kont w Pipedrive i inFakt oraz niezwłocznie informuje nas o każdym zauważonym nieuprawnionym użyciu.

6. Darmowe szkice, subskrypcja i płatności

6.1. Każda firma w Pipedrive może bezpłatnie utworzyć 5 Szkiców. Limit dotyczy całego okresu istnienia konta firmy i nie odnawia się po odinstalowaniu i ponownym zainstalowaniu Aplikacji.

6.2. Po jego wykorzystaniu Klient potrzebuje Subskrypcji: 29 zł netto miesięcznie lub 290 zł netto rocznie, dla jednej firmy w Pipedrive, plus VAT, jeśli ma zastosowanie.

6.3. Subskrypcja obejmuje nielimitowane Szkice w ramach uczciwego korzystania (fair use), czyli w liczbie, jaką firma zwykle tworzy z własnych Transakcji. Jeżeli korzystanie jest zautomatyzowane, nadużywa usługi lub zagraża jej działaniu dla innych klientów, możemy skontaktować się z Klientem, a w ostateczności ograniczyć tempo tworzenia Szkiców.

6.4. Subskrypcję sprzedaje Paddle jako sprzedawca (merchant of record). Podmiot Paddle zależy od lokalizacji Klienta i jest wskazany w warunkach dla kupujących Paddle. Dla klientów spoza USA i Kanady jest to Paddle.com Market Ltd. Paddle przyjmuje płatność, wystawia fakturę oraz obsługuje VAT, wnioski o zwrot i obciążenia zwrotne (chargeback) na podstawie tych warunków.

6.5. Gdy Regulamin przewiduje zwrot, zlecamy Paddle zwrot przy użyciu tej samej metody płatności, którą dokonano zakupu.

6.6. Klient zarządza Subskrypcją i może ją anulować w ustawieniach Aplikacji.

6.7. Subskrypcja odnawia się automatycznie na koniec każdego okresu, dopóki nie zostanie anulowana. Po anulowaniu pozostaje aktywna do końca opłaconego okresu.

6.8. Jeżeli Aplikacja zostanie usunięta z konta Pipedrive Klienta (odinstaluje ją ostatni Użytkownik), anulujemy Subskrypcję z końcem opłaconego okresu.

6.9. Możemy zmienić ceny na kolejne okresy. Poinformujemy o tym e-mailem lub w Aplikacji co najmniej 30 dni wcześniej. Zmiana obowiązuje od pierwszego odnowienia po upływie tego terminu.

7. Zasady korzystania

Klient i jego Użytkownicy nie mogą:

• używać Aplikacji niezgodnie z prawem ani do tworzenia fikcyjnych faktur;
• próbować uzyskać dostępu do danych innych klientów, testować zabezpieczeń Aplikacji, nadmiernie jej obciążać ani poddawać jej inżynierii wstecznej;
• odsprzedawać Aplikacji ani udostępniać dostępu innym firmom.

8. Dane Klienta

8.1. Dane przetwarzane przez Aplikację w imieniu Klienta należą do Klienta. Obejmuje to dane z Pipedrive i inFakt oraz Szkice. Przetwarzamy je wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z Załącznikiem 1 (Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych), który stanowi część Regulaminu.

8.2. Gdy ostatni Użytkownik usunie Aplikację, usuwamy dane operacyjne Klienta (połączenie, ustawienia, faktury, dziennik zdarzeń i oczekujące aktualizacje), zgodnie z Załącznikiem 1. Wyjątki opisuje Polityka prywatności:

• dane rozliczeniowe;
• kopie zapasowe do czasu ich wygaśnięcia;
• logi serwera do czasu ich wygaśnięcia;
• korespondencja z pomocą techniczną.

9. Dostępność i zmiany Aplikacji

9.1. Dążymy do tego, aby Aplikacja była stale dostępna, ale nie gwarantujemy nieprzerwanego działania. Dostępność i API Pipedrive oraz inFakt są poza naszą kontrolą.

9.2. Możemy rozwijać i zmieniać Aplikację. Jeżeli zmiana usuwa jej podstawową funkcję (tworzenie Szkiców z Transakcji), Klient z Subskrypcją może ją anulować. Zwrócimy wtedy część opłaty proporcjonalną do niewykorzystanej części bieżącego okresu.

10. Odpowiedzialność

10.1. Nie odpowiadamy za:

• treść faktur wystawianych przez Klienta;
• skutki podatkowe i księgowe tych faktur;
• niedostępność lub zmiany Pipedrive, inFakt ani Paddle.

10.2. Nasza łączna odpowiedzialność wobec Klienta jest ograniczona do kwoty netto (bez podatków, po odliczeniu zwrotów) zapłaconej za Subskrypcję tego Klienta w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które spowodowało szkodę. Nie odpowiadamy za utracone korzyści.

10.3. Ograniczenia te nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których prawo nie pozwala ograniczyć odpowiedzialności.

11. Reklamacje

11.1. Reklamacje dotyczące Aplikacji można wysyłać na adres support@deal2invoice.com. Prosimy podać domenę firmy w Pipedrive i opis problemu.

11.2. Odpowiadamy w ciągu 14 dni.

11.3. Reklamacje dotyczące płatności i faktur za Subskrypcję rozpatruje Paddle.

12. Zawarcie i rozwiązanie umowy

12.1. Klient akceptuje Regulamin, wraz z Załącznikiem 1, w ustawieniach Aplikacji przed połączeniem inFakt. Regulamin można tam przeczytać i pobrać. Zapisujemy, którą wersję zaakceptowano, kiedy i przez którego Użytkownika.

12.2. Umowa wygasa, gdy ostatni Użytkownik usunie Aplikację.

12.3. Możemy zawiesić lub zakończyć dostęp, w miarę możliwości z uprzedzeniem, jeżeli Klient poważnie narusza Regulamin. Jeżeli zakończymy umowę bez takiego naruszenia, zwrócimy część opłaty proporcjonalną do niewykorzystanej części opłaconego okresu.

13. Zmiany Regulaminu

Możemy zmienić Regulamin z przyczyn prawnych, technicznych lub biznesowych. Ogłosimy zmiany e-mailem lub w Aplikacji co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie i poprosimy o akceptację nowej wersji w Aplikacji. Klient, który ich nie akceptuje, może usunąć Aplikację przed tą datą.

14. Prawo właściwe i sąd

14.1. Regulamin podlega prawu polskiemu.

14.2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla naszego stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

14.3. Regulamin jest publikowany w wersji angielskiej i polskiej. Wiążąca jest wersja angielska, a wersja polska jest tłumaczeniem pomocniczym, chyba że przepisy wymagają, aby rozstrzygała wersja polska.

Załącznik 1: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

1. Role

1.1. W odniesieniu do danych osobowych, które Aplikacja przetwarza w imieniu Klienta, Klient jest administratorem, a my jesteśmy podmiotem przetwarzającym te dane w imieniu Klienta (art. 28 RODO).

2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cel

2.1. Przedmiot i cel: tworzenie Szkiców faktur w inFakt na podstawie Transakcji w Pipedrive, pokazywanie ich statusu i zapisywanie wyników w Pipedrive, zgodnie z poleceniami Klienta wydawanymi przez Aplikację.

2.2. Czas trwania: przez okres korzystania z zainstalowanej Aplikacji oraz do czasu usunięcia danych zgodnie z punktem 9.

2.3. Charakter: odczyt, przechowywanie, przesyłanie i usuwanie.

3. Dane i osoby, których dotyczą

3.1. Osoby, których dane dotyczą:

• nabywcy Klienta będący osobami fizycznymi (np. prowadzący jednoosobową działalność);
• osoby kontaktowe Klienta;
• Użytkownicy Klienta.

3.2. Dane osobowe:

• imię i nazwisko lub nazwa, adres i NIP nabywcy;
• adres e-mail osoby kontaktowej;
• pozycje i kwoty faktur;
• identyfikatory Użytkowników w Pipedrive i ich ustawienia językowe;
• zapisy działań w Aplikacji (dziennik zdarzeń).

3.3. Nie przewiduje się przetwarzania szczególnych kategorii danych.

4. Polecenia

4.1. Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Poleceniem tym są Regulamin oraz korzystanie przez Klienta z funkcji Aplikacji.

4.2. Jeżeli uznamy, że polecenie narusza przepisy o ochronie danych, poinformujemy o tym Klienta.

5. Poufność i bezpieczeństwo

5.1. Każda osoba przetwarzająca dane w naszym imieniu jest zobowiązana do zachowania poufności.

5.2. Nasze środki bezpieczeństwa obejmują:

• przechowywanie danych w UE;
• szyfrowanie transmisji (TLS);
• szyfrowanie przechowywanych danych dostępowych (kluczy API i tokenów OAuth);
• weryfikację każdego żądania z ekranów Aplikacji w Pipedrive podpisanym tokenem Pipedrive;
• uwierzytelnianie wywołań Pipedrive przy instalacji i usunięciu Aplikacji naszymi danymi dostępowymi aplikacji;
• dostęp ograniczony do firmy danego Klienta;
• limity liczby żądań;
• logi serwera bez adresów IP, danych dostępowych i treści faktur;
• regularne szyfrowane kopie zapasowe.

6. Dalsze podmioty przetwarzające

6.1. Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z wymienionych poniżej dalszych podmiotów przetwarzających.

6.2. O nowych dalszych podmiotach przetwarzających poinformujemy co najmniej 14 dni wcześniej. Klient może zgłosić sprzeciw, a jeżeli nie uda się uzgodnić rozwiązania uwzględniającego sprzeciw, usunąć Aplikację.

6.3. Paddle obsługuje płatności za Subskrypcję. Nie przekazujemy mu danych z Transakcji ani faktur Klienta ani innych danych osobowych objętych tym Załącznikiem, więc nie jest dalszym podmiotem przetwarzającym. Dane, które Paddle otrzymuje od kupujących przy zakupie, podlegają własnym warunkom i polityce prywatności Paddle.

6.4. Każdy dalszy podmiot przetwarzający zobowiązujemy do przestrzegania obowiązków ochrony danych równoważnych niniejszym.

6.5. Pipedrive i inFakt są własnymi dostawcami usług Klienta. Dane przepływają do nich i od nich na polecenie Klienta, więc nie są naszymi dalszymi podmiotami przetwarzającymi.

7. Pomoc

W rozsądnym zakresie pomagamy Klientowi odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą, oraz wywiązywać się z obowiązków z art. 32–36 RODO.

8. Naruszenia ochrony danych

Zawiadamiamy Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego jego danych. Zawiadomienie zawiera posiadane przez nas informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO.

9. Usunięcie danych

9.1. Przed usunięciem Aplikacji Klient może poprosić nas e-mailem o eksport swoich danych (faktur i dziennika zdarzeń). Przekazujemy go w formacie do odczytu maszynowego (JSON) w ciągu 14 dni. Usunięcie Aplikacji od razu usuwa dane, także gdy prośba o eksport nie została jeszcze zrealizowana. Klient, który chce otrzymać eksport, powinien więc usunąć Aplikację dopiero po jego otrzymaniu. Przypominamy o tym, potwierdzając prośbę o eksport.

9.2. Usunięcie Aplikacji (przez ostatniego Użytkownika) jest poleceniem Klienta usunięcia danych. Wówczas od razu usuwamy wszystkie dane osobowe przetwarzane w imieniu Klienta z systemu produkcyjnego.

9.3. Jeżeli to my zakończymy umowę, przed usunięciem danych dajemy Klientowi 14 dni na zażądanie eksportu.

9.4. Usunięte dane znikają z kopii zapasowych w ciągu 30 dni.

9.5. Szkice utworzone już w inFakt i dane zapisane w Pipedrive pozostają na tych kontach pod kontrolą Klienta.

10. Audyty

10.1. Udostępniamy informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO.

10.2. Umożliwiamy przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, przez Klienta lub wyznaczonego przez niego audytora i uczestniczymy w nich. Zwykle odbywa się to z 30-dniowym wyprzedzeniem i raz w roku. Audyty mogą odbywać się częściej lub z krótszym wyprzedzeniem:

• gdy wymaga tego organ nadzorczy;
• po naruszeniu ochrony danych osobowych;
• gdy Klient ma uzasadnione podstawy, by podejrzewać, że ten Załącznik nie jest przestrzegany.

10.3. Każda ze stron ponosi własne koszty audytu.

11. Przekazywanie danych

Przechowujemy i przetwarzamy dane osobowe przetwarzane w imieniu Klienta w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli zostanie dodany dalszy podmiot przetwarzający spoza EOG (punkt 6), wykaz wskaże go wraz z zabezpieczeniem z art. 44–49 RODO, np. decyzją stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowymi klauzulami umownymi.