Deal2Invoice for inFakt: Polityka prywatności

Wersja 1.0, obowiązuje od 1 października 2026 r..

1. Kto odpowiada za dane

1.1. Usługodawcą aplikacji Deal2Invoice for inFakt (Aplikacja) jest Vinit Kumbharkar, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, NIP 5273188850, działający pod marką The Integration Desk (my, nas).

1.2. Kontakt w sprawach prywatności: support@deal2invoice.com.

2. Dwie role

2.1. Podmiot przetwarzający. Większość danych w Aplikacji należy do naszych klientów: transakcje w Pipedrive (deale), nabywcy, osoby kontaktowe i szkice faktur. Przetwarzamy je w imieniu klienta, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w Załączniku 1 do Regulaminu. Jeżeli Twoje dane znajdują się na koncie Pipedrive lub inFakt klienta, ich administratorem jest ten klient. Prosimy w pierwszej kolejności kontaktować się z nim.

2.2. Administrator. Ta polityka dotyczy danych, o których decydujemy sami: danych potrzebnych do obsługi kont klientów, rozliczeń i pomocy technicznej.

3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator, w jakim celu i jak długo

Dane instalacji. Przechowywane, dopóki ostatni użytkownik firmy nie usunie Aplikacji; tokeny użytkownika są usuwane, gdy ten użytkownik usunie Aplikację.

• Dane: identyfikator i domena firmy w Pipedrive; dla każdego użytkownika, który autoryzuje Aplikację: jego identyfikator w Pipedrive, język, przyznane uprawnienia i tokeny dostępowe (zaszyfrowane).
• Cel: świadczenie usługi zamówionej przez klienta.
• Podstawa prawna: użytkownicy są zwykle pracownikami lub przedstawicielami klienta, dlatego podstawą jest prawnie uzasadniony interes nasz i klienta w świadczeniu i zabezpieczeniu usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W odniesieniu do danych samego klienta będącego osobą fizyczną (np. prowadzącego jednoosobową działalność) podstawą jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b). Dane jego pracowników przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

Dziennik zdarzeń. Usuwany, gdy Aplikacja zostanie usunięta z firmy.

• Dane: który użytkownik co zrobił w Aplikacji i kiedy.
• Cel: bezpieczeństwo oraz rozstrzyganie sporów o to, co zostało wysłane do inFakt. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).

Licznik darmowych szkiców. Przechowywany po usunięciu Aplikacji, dopóki oferujemy Aplikację.

• Dane: identyfikator firmy w Pipedrive i liczba wykorzystanych darmowych szkiców.
• Cel: aby darmowy limit przysługiwał firmie raz i nie odnawiał się po ponownej instalacji.
• Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).

Dane subskrypcji. Przechowywane przez czas trwania subskrypcji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń z nią związanych. Dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi on zwykle 3 lata, a jego koniec przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 Kodeksu cywilnego). Może być dłuższy, gdy roszczenie stanie się wymagalne później albo bieg przedawnienia zostanie przerwany. Jeżeli toczy się spór albo przepisy wymagają dłuższego przechowywania, zachowujemy tylko dane, których to dotyczy, do zakończenia sporu lub wygaśnięcia obowiązku.

• Dane: identyfikatory klienta i subskrypcji w Paddle, status subskrypcji, plan i daty.
• Cel: obsługa subskrypcji i rozstrzyganie sporów dotyczących płatności.
• Podstawa prawna: umowa z klientem (art. 6 ust. 1 lit. b) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f).

Wiadomości do pomocy technicznej. Przechowywane do 2 lat od zamknięcia sprawy.

• Dane: imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości.
• Cel: odpowiedź na wiadomość. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).

Logi serwera. Przechowywane przez 30 dni.

• Dane: czas, ścieżka żądania, identyfikatory firmy i użytkownika w Pipedrive oraz błędy techniczne. Logi nie zawierają adresów IP, danych dostępowych ani treści faktur.
• Cel: utrzymanie działania i bezpieczeństwa Aplikacji. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).

4. Płatności

4.1. Subskrypcje sprzedaje Paddle jako sprzedawca (merchant of record). Podmiot Paddle zależy od Twojej lokalizacji; dla klientów spoza USA i Kanady jest to Paddle.com Market Ltd. Paddle jest odrębnym administratorem danych płatniczych, rozliczeniowych i podatkowych, które podajesz przy zakupie, zgodnie z polityką prywatności Paddle. Polityka ta opisuje, w jaki sposób Paddle może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

4.2. Przekazujemy Paddle identyfikator firmy w Pipedrive, aby przypisać płatność do firmy. Od Paddle otrzymujemy tylko informacje potrzebne do ustalenia, czy firma ma aktywną subskrypcję. Nigdy nie widzimy danych kart płatniczych.

5. Odbiorcy danych

5.1. Hetzner Online GmbH hostuje Aplikację w Niemczech.

5.2. Namecheap, Inc. (przekierowanie) i Google LLC (Gmail) obsługuje pocztę pomocy technicznej.

5.3. Paddle obsługuje płatności; zob. punkt 4.

5.4. Pipedrive i inFakt otrzymują dane wyłącznie na polecenie klienta: Aplikacja odczytuje dane z kont klienta i zapisuje je na tych kontach.

5.5. Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do reklamy.

5.6. Aplikację i jej dane przechowujemy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Paddle może przetwarzać otrzymane dane poza nim, na podstawie własnej polityki (punkt 4). Wiadomości do pomocy technicznej są przetwarzane w USA: przez Namecheap na podstawie standardowych klauzul umownych, a przez Google na podstawie programu ramowego EU–US Data Privacy Framework.

6. Usunięcie danych po usunięciu Aplikacji

6.1. Gdy ostatni użytkownik firmy usunie Aplikację, od razu usuwamy dane operacyjne firmy:

• dane instalacji firmy;
• połączenie z inFakt;
• ustawienia, faktury i dziennik zdarzeń.

6.2. Niektóre dane przechowujemy dłużej, przez okresy wskazane w punkcie 3:

• licznik darmowych szkiców;
• dane subskrypcji;
• logi serwera;
• wiadomości do pomocy technicznej.

6.3. Usunięte dane znikają z naszych kopii zapasowych w ciągu 30 dni.

7. Pliki cookie

7.1. Aplikacja nie ustawia własnych plików cookie i nie używa narzędzi analitycznych ani reklamowych.

7.2. Strona zakupu ładuje formularz płatności Paddle, który może ustawiać pliki cookie potrzebne do płatności, zgodnie z polityką Paddle.

8. Twoje prawa

8.1. Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• ich sprostowania;
• ich usunięcia;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

8.2. Napisz na adres support@deal2invoice.com.

8.3. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl, lub do organu nadzorczego w swoim kraju.

9. Bezpieczeństwo

9.1. Aplikacja jest hostowana w UE.

9.2. Wszystkie połączenia są szyfrowane.

9.3. Dane dostępowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.

9.4. Żądania z ekranów Aplikacji w Pipedrive są weryfikowane podpisanym tokenem Pipedrive. Wywołania Pipedrive przy instalacji i usunięciu Aplikacji są uwierzytelniane naszymi danymi dostępowymi aplikacji.

9.5. Dane każdej firmy są dostępne tylko dla tej firmy.

10. Zmiany

O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w Aplikacji lub e-mailem, zanim wejdą w życie.